E-facturatie verplicht sinds 2026: wat moet u als KMO regelen?

Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie tussen Belgische ondernemingen verplicht. Een pdf per mail volstaat niet meer. Facturen moeten in een gestructureerd formaat worden verstuurd via het Peppol-netwerk. Voor veel kleine ondernemingen was dat een grote verandering. In dit artikel zetten we op een rij wat de regels zijn en hoe u in orde bent.

Wat is een gestructureerde e-factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is geen pdf en geen scan, maar een digitaal bestand dat software automatisch kan lezen. Alle gegevens, zoals bedragen, btw-tarieven en het ondernemingsnummer, staan in vaste velden. De boekhoudsoftware van uw klant kan de factuur daardoor meteen verwerken, zonder overtypen.

Wat is Peppol?

Peppol is een Europees netwerk om zulke facturen veilig uit te wisselen. U hebt toegang via een zogenaamde accesspoint-provider. In de praktijk is dat meestal uw boekhoud- of facturatiesoftware. Eenmaal aangesloten, kunt u facturen versturen en ontvangen naar elke andere onderneming in het netwerk. Ook de overheid stelt een gratis basisoplossing ter beschikking voor wie weinig facturen maakt.

Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Ook ondernemingen onder de btw-vrijstellingsregeling vallen er in principe onder. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten. Facturen aan particulieren en aan buitenlandse klanten vallen niet onder deze Belgische verplichting. Twijfelt u, dan kan uw boekhouder u zeggen wat voor uw zaak geldt.

Tolerantie en boetes

In de eerste drie maanden van 2026 hanteerde de FOD Financiën een tolerantieperiode voor ondernemingen die kunnen aantonen dat ze zich tijdig hebben voorbereid. Die periode is ondertussen voorbij. Wie de regels niet volgt, riskeert administratieve boetes: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij een derde. Bovendien kan een klant uw papieren of pdf-factuur weigeren, waardoor u langer op uw geld wacht.

Zo bent u in orde

1. Kies software die Peppol ondersteunt. De meeste boekhoud- en facturatieprogramma's doen dat ondertussen. Vraag na of het versturen én het ontvangen inbegrepen zijn.
2. Registreer uw onderneming in het netwerk. Uw provider doet dat meestal voor u, op basis van uw ondernemingsnummer.
3. Controleer uw klantgegevens. Voor elke zakelijke klant hebt u het juiste ondernemingsnummer nodig. Een fout nummer betekent dat de factuur niet aankomt.
4. Spreek af met uw boekhouder. Ontvangen facturen komen nu digitaal binnen. Zorg dat ze automatisch bij uw boekhouder terechtkomen.
5. Test met een paar klanten. Stuur een eerste factuur en vraag of ze goed is aangekomen.

De voordelen

Hoewel de verplichting voor veel ondernemers extra werk was, levert ze ook iets op. Facturen komen sneller aan, worden minder vaak vergeten en worden sneller betaald. Overtypen en fouten verdwijnen, en uw boekhouding wordt eenvoudiger. Bovendien wordt fraude met valse facturen moeilijker, omdat facturen via een gecontroleerd netwerk lopen.

Meer weten?

De overheid bundelt alle informatie op einvoice.belgium.be. Ook VLAIO organiseerde opleidingen en heeft een overzicht van geschikte softwarepakketten. Start u net? Lees dan ook Een eigen zaak starten in België.